Microsoft mit Reiner AI verbinden

Verbinde SharePoint, Outlook und Teams mit Reiner AI – und mach das Wissen deiner Organisation direkt in der KI nutzbar. Reiner findet, analysiert und beantwortet Fragen zu Dokumenten, E-Mails und Chats, ohne dass jemand Dateien hochladen oder Inhalte kopieren muss. Dabei sieht jeder Nutzer nur, was er auch in Microsoft selbst sehen darf. Diese Anleitung richtet sich an Reiner Administratoren. Die Einrichtung erfolgt einmalig für deine gesamte Organisation – eine eigene App-Registrierung in Microsoft Entra ist nicht nötig.

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Was die Verbindung ermöglicht

• SharePoint & OneDrive: Dokumente einbinden, durchsuchen und analysieren
• Outlook: E-Mails inklusive Anhängen, Kalender, Kontakte und Adressbuch nutzen, freie Termine finden, Entwürfe erstellen (auch in geteilten Postfächern) und Microsoft-365-Gruppen lesen – Gruppenpostfach, Gruppenkalender und Planner-Aufgaben eurer Projekträume
• Teams: Chats und Kanalnachrichten durchsuchen und zusammenfassen, Transkripte aufgezeichneter Besprechungen lesen

Du entscheidest selbst, welche dieser Dienste und welche einzelnen Berechtigungen du freigibst.

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Voraussetzungen

• Administrator-Rolle in deinem Reiner-Workspace (Inhaber oder Moderator)
• Für die einmalige Zustimmung: die Anmeldung mit einem Microsoft-Entra-Administratorkonto (alternativ bestätigt deine IT die Zustimmung direkt)
• Ca. 3 Minuten Zeit

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Sicherheit und Kontrolle

Reiner greift ausschließlich über delegierte Berechtigungen zu: immer im Namen des einzelnen angemeldeten Nutzers, mit dessen bestehenden Microsoft-Rechten – kein pauschaler Zugriff auf euren Tenant, keine Passwörter an Reiner. Als Administrator legst du die Obergrenze fest: Nur Berechtigungen, die du auswählst, werden bei Microsoft überhaupt angefragt – abgewählte tauchen im Zustimmungs-Dialog gar nicht erst auf. Überprüfen kannst du das jederzeit in Microsoft Entra unter Enterprise Applications → Reiner AI → Berechtigungen.

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Schritt 1: Berechtigungen in Reiner auswählen

Hinweise:

• Pro Dienst gibt es einzelne Berechtigungen, die als erforderlich markiert sind – ohne sie kann der jeweilige Dienst nicht aktiviert werden. Die anderen Dienste funktionieren davon unabhängig, und du kannst jeden Dienst auch komplett deaktivieren.
• Drei technische Basis-Berechtigungen (Anmeldung, Profilname, dauerhafte Verbindung) sind immer enthalten.

Berechtigungen für die erweiterten Funktionen – jede lässt sich einzeln zu- oder abwählen:

• Outlook: „Freigegebene Postfächer lesen”, „E-Mail-Entwürfe in freigegebenen Postfächern erstellen und verwalten”, „Freigegebene Kalender lesen und Besprechungszeiten finden” und „Nach Personen suchen”
• Microsoft-365-Gruppen (bei Outlook): „Deine Gruppen lesen”, „Gruppenunterhaltungen lesen”, „Microsoft-365-Gruppen lesen” und „Planner-Aufgaben lesen”. Damit auch die Namen der Gruppenmitglieder angezeigt werden, kommt die Berechtigung zum Lesen der Profile von Kolleginnen und Kollegen dazu. Der Gruppenkalender ist nur mit „Microsoft-365-Gruppen lesen” verfügbar.
• Teams: „Besprechungen finden” und „Besprechungstranskripte lesen” gehören zusammen und brauchen zusätzlich „Chats lesen”. Für die Transkripte verlangt Microsoft die Zustimmung einer Administration.

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Schritt 2: Administratorzustimmung bei Microsoft erteilen

Nach dem Speichern öffnet sich ein Microsoft-Anmeldefenster.

1. Melde dich mit einem Microsoft-Konto an, das Entra-Administratorrechte hat
2. Microsoft zeigt dir jetzt exakt die Berechtigungen, die du in Schritt 1 ausgewählt hast – abgewählte werden nicht angefragt. Prüfe die Liste und bestätige.

Ohne diese Zustimmung können sich die Nutzer deiner Organisation nicht verbinden.

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Schritt 3: Nutzer verbinden ihre Konten

Mit der Zustimmung ist noch kein einziges Konto verbunden – auch deins nicht. Jedes Mitglied deiner Organisation verbindet sein eigenes Microsoft-Konto selbst: in Reiner unter Einstellungen → Integrationen über die jeweilige Kachel (SharePoint & OneDrive, Outlook, Teams).

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Berechtigungen nachträglich ändern

Du kannst die Auswahl jederzeit anpassen – unter Einstellungen → Integrationen → Microsoft → Verwalten. Berechtigungen hinzufügen: Hake die gewünschte Berechtigung an und speichere. Es öffnet sich erneut die Microsoft-Administratorzustimmung – nur für die Erweiterung. Für deine Nutzer ist nichts zu tun: Bestehende Verbindungen erhalten die neuen Berechtigungen automatisch, ohne dass sich jemand neu verbinden oder etwas bestätigen muss. Berechtigungen deaktivieren: Hake die Berechtigung ab und speichere. Reiner nutzt die Berechtigung ab sofort nicht mehr – die zugehörigen Funktionen stehen niemandem in deiner Organisation mehr zur Verfügung. Verbindungen und alle anderen Funktionen bleiben unverändert bestehen, es werden keine Daten gelöscht. Wichtig: Die bereits erteilte Zustimmung bei Microsoft wird dadurch nicht zurückgezogen – sie bleibt auf Microsoft-Seite bestehen, Reiner macht von ihr nur keinen Gebrauch mehr. Wenn du die Berechtigung auch bei Microsoft vollständig entziehen möchtest, machst du das in Microsoft Entra unter Enterprise Applications → Reiner AI → Berechtigungen (wirkt nach wenigen Minuten). Neue Berechtigungen durch Produkt-Updates: Wenn Reiner neue Funktionen mit neuen Berechtigungen ausliefert, werden diese nie automatisch aktiviert. Sie erscheinen hervorgehoben (mit dem Hinweis Neu) und abgewählt in deiner Übersicht – du entscheidest aktiv, ob du sie freigibst. Zum Freigeben speicherst du die Auswahl und stimmst bei Microsoft erneut zu.

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Häufige Fragen

Muss ich alle Berechtigungen gewähren? Nein. Du kannst von Anfang an einzelne Berechtigungen oder ganze Dienste weglassen – zum Beispiel nur Lese-Zugriff auf SharePoint gewähren und Outlook komplett deaktivieren. Was du nicht anhakst, wird im Zustimmungs-Dialog von Microsoft gar nicht erst angefragt. Erweitern kannst du jederzeit später. Was passiert mit Nutzern, die bereits verbunden sind, wenn ich Berechtigungen ändere? Beim Hinzufügen: nichts – neue Berechtigungen kommen automatisch bei allen verbundenen Nutzern an. Beim Deaktivieren: Die betroffenen Funktionen verschwinden sofort für alle, die Verbindungen selbst bleiben bestehen und alle übrigen Funktionen laufen normal weiter. Kann Reiner auf Inhalte zugreifen, die ein Nutzer selbst nicht sehen darf? Nein. Alle Zugriffe laufen im Namen des einzelnen Nutzers mit dessen bestehenden Microsoft-Rechten. Ein Nutzer sieht über Reiner nie mehr als in SharePoint, Outlook oder Teams selbst. Kann ich die Verbindung auf bestimmte Nutzer oder Gruppen beschränken? Die Zustimmung gilt für deine gesamte Organisation. Eine Beschränkung auf einzelne Nutzer oder Gruppen ist aktuell nicht möglich – aber jeder Nutzer entscheidet selbst, ob er sein Konto überhaupt verbindet. Was passiert, wenn ich die Microsoft-Integration komplett deaktiviere? Alle Einstellungen und alle Nutzerverbindungen in Reiner werden gelöscht; bei einer erneuten Aktivierung müssen sich alle Nutzer neu verbinden. Die Zustimmung in Microsoft Entra bleibt bestehen – widerrufen kannst du sie nur selbst im Entra-Portal. Wir nutzen noch die bisherige Microsoft-Verbindung mit eigener App-Registrierung – was ändert sich? Die neue Verbindung ersetzt die bisherige Einrichtung. Beim Umstieg wird die alte Konfiguration deaktiviert; bestehende Verbindungen deiner Nutzer gehen dabei verloren und müssen einmalig neu hergestellt werden. Danach entfällt die Pflege von App-Registrierung und Client Secret vollständig.

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Support

Bei Fragen oder Problemen während der Einrichtung erreichst du unser Team direkt über den Chat unten rechts – nenne uns am besten deinen Organisationsnamen und eine kurze Beschreibung.