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Ein Wissensordner ist der zentrale Ablageort für Dateien, die Reiner dauerhaft kennen soll – bis zu 500 Dateien pro Ordner, je maximal 100 MB.

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Ordner anlegen und Dateien hochladen

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Wissen öffnen

Öffne „Wissen” in der Sidebar.
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Neuen Wissensordner anlegen

Klicke oben rechts auf „Hinzufügen” → „Neuer Wissensordner” und vergib einen Namen.
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Dateien hochladen

Öffne den Ordner und lade Dateien hoch – über „Hinzufügen” → „Datei hochladen” bzw. „Ordner hochladen” oder einfach per Drag & Drop: „Dateien oder Ordner hier ablegen, um sie hochzuladen.”
Wissensordner „Brandschutz & Normen“ mit geöffnetem Menü „Hinzufügen“
Struktur: Als Wissensordner zählt der oberste Ordner – darin kannst du beliebig viele Unterordner anlegen, das 500-Dateien-Limit gilt für den gesamten Ordnerbaum. Nach dem Upload: Reiner verarbeitet jede Datei einmalig (Analyse und Indexierung – das „Einlesen” für die KI). Den Fortschritt siehst du live am Sync-Status. Danach steht das Wissen in jedem Chat ohne Wartezeit bereit. Dateien, die nicht verarbeitet werden konnten, findest du unter „Fehlgeschlagene Uploads“ – inklusive Grund. Wie viele es sind, siehst du direkt am Ordner („3 fehlgeschlagene Uploads“), sodass dir nichts stillschweigend durchgeht.

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Aus SharePoint importieren

Ist deine SharePoint-Integration verbunden (siehe Bereich Integrationen), kannst du über „Hinzufügen” → „Aus SharePoint importieren” Dateien und ganze Ordner direkt übernehmen – ohne Umweg über deinen Rechner. Auch hier gilt das 500-Dateien-Limit.

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Aus dem Chat direkt speichern

Was im Chat entsteht, muss nicht erst heruntergeladen und wieder hochgeladen werden. Das Word-Protokoll aus einer Besprechungsreihe sowie im Chat erstellte Dokumente und Bilder lassen sich direkt in einen Wissensordner speichern. Dateien aus dem Chat kannst du dabei umbenennen. Würde eine bestehende Datei im Ordner überschrieben, weist Reiner vorher darauf hin – du entscheidest dann, ob du ersetzt oder unter einem anderen Namen ablegst.

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Sichtbarkeit: privat oder öffentlich

  • Privater Wissensordner – nur für dich sichtbar. Beachte: Eigentümer und Manager eures Unternehmens können auch private Ordner einsehen.
  • Öffentlicher Wissensordner – „Öffentliche Wissensordner sind für alle Personen in deinem Unternehmen sichtbar.” Der richtige Modus für Bürostandards und gemeinsames Wissen.
Das Umschalten geht jederzeit über „Wissensordner öffentlich machen” bzw. „Wissensordner privat machen”.

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Wer darf was?

Bearbeiten – also Dateien und Unterordner hinzufügen, umbenennen oder löschen – dürfen:
  • die Person, die den Ordner angelegt hat
  • die Eigentümer und Manager eurer Organisation
In Unterordnern gilt das Recht automatisch mit: Wer den übergeordneten Ordner bearbeiten darf, darf es auch darunter. Alle anderen können öffentliche Ordner nutzen – also im Chat auswählen und durchsuchen. Tipp: Lieber mehrere fokussierte Ordner als einen Riesenordner. Je klarer der Ordner zum Thema passt, desto präziser antwortet Reiner – genau wie bei uns Menschen.