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Mit Reiner protokollierst du Termine, Besprechungen und Begehungen so, dass Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten am Ende lückenlos nachvollziehbar sind. Der Kern: Notizen einsprechen oder hochladen – Reiner formuliert ein sauber strukturiertes Protokoll. Du findest die Funktion in deinen Projekten unter „Besprechungsreihen“ – alle Protokolle sind projektgebunden und damit übersichtlich an einem Ort. Ein Projekt ist die Voraussetzung.
Das Protokollieren gehört zum Funktionsumfang bestimmter Plätze. Siehst du „Besprechungsreihen“ in deinem Projekt nicht, frag die Administration deiner Organisation nach einem passenden Platz – mehr dazu im Artikel Plätze zuweisen & verwalten.
📸 Arcade-Demo: Kompletter Ablauf – vom Anlegen eines Termins in einer Besprechungsreihe bis zum fertigen Protokoll (bestehende Arcade aus dem Intercom-Artikel übernehmen).

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Wofür ist es gedacht?

Primär gebaut für die Objektüberwachung nach HOAI Leistungsphase 8 – geeignet für jede Besprechung, in der Entscheidungen festgehalten werden:
  • Wöchentliche Baubesprechung – Polier, Fachplaner, Bauherr, Objektüberwachung am Tisch
  • Jour Fixe mit dem Bauherrn – Status, offene Punkte, Entscheidungen
  • Abstimmungen mit Fachplanern – Haustechnik, Tragwerk, Brandschutz
  • Projektinterne Besprechungen – Teamabstimmungen mit festzuhaltenden Beschlüssen

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Die zwei Grundbegriffe

  • Eine Besprechungsreihe ist der Container für alle Termine zum gleichen Thema – z. B. die wöchentliche Baubesprechung.
  • Ein Termin ist ein einzelnes Treffen innerhalb der Reihe, aus dem ein Protokoll entsteht. Alle Termine bleiben chronologisch abrufbar – jedes alte Protokoll ist in Sekunden wieder da.

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KI macht den Entwurf – du behältst die Kontrolle

Reiner erkennt aus deinem Input automatisch Beschlüsse, To-dos, Verantwortliche und Fälligkeiten und baut daraus den Protokollentwurf. Aber: Jeder Eintrag bleibt editierbar – umformulieren, neu zuordnen, ergänzen, löschen. Auch die Transkripte deiner Sprachaufnahmen kannst du korrigieren, bevor der Entwurf entsteht. Die Abkürzung geht über KI – die finale Version bleibt in menschlicher Hand. Wie es genau funktioniert: Besprechungsreihe anlegen, Inputmöglichkeiten und Outputmöglichkeiten – die nächsten drei Artikel.

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Es gibt einen zweiten Weg

Die Besprechungsreihen sind der strukturierte Weg: Offene Punkte laufen über Termine hinweg mit, Teilnehmende werden verwaltet, der Export ist ein PDF im Reiner-Protokolllayout. Brauchst du das Protokoll dagegen zwingend in eurer eigenen Bürovorlage – mit eurem Briefkopf, Layout und Corporate Design – und am Ende als Word-Datei, dann geht das über den Chat: Vorlage hochladen, Inhalte dazugeben, fertiges Protokoll herausbekommen. Für wiederkehrende Protokolle baust du daraus einen Assistenten. Wann welcher Weg passt, steht im Artikel Protokollieren im Chat: mit eurer eigenen Vorlage (Bereich Chat).